En España existen más de 250.000 asociaciones, la mayoría de ellas son pequeñas asociaciones y disponen de pocos recursos económicos. La gestión diaria la llevan tres o cuatro personas y de una manera precaria. La informática apenas está presente en su organización. Si tienen ordenadores, normalmente son máquinas antiguas que un socio o simpatizante ha regalado. Pero muchas utilizan el ordenador particular del Presidente o Secretario de la asociación. Como es de suponer, debido a sus escasos presupuestos, no pueden adquirir un software adecuado para su gestión.
Socius
Llevo años participando en varias asociaciones y conozco en profundidad su problemática. También tengo una larga trayectoria creando aplicaciones Shareware y Freeware para Macintosh y Windows. A partir de mi experiencia personal un día decidí crear una aplicación para gestionar asociaciones sin ánimo de lucro. Esta aplicación se llama Socius, está creada con 4th Dimension y es gratuita.
Uno de los principales retos de Socius era realizar una aplicación que pudiera servir a todo tipo de asociaciones. No se organiza de la misma manera una Asociación de Vecinos, que una ONG que apadrina niños.
Actualmente el programa contempla varios módulos que permite gestionar diferentes tipos de asociaciones: uno de general, uno para asociaciones musicales, otro para ONG que apadrinan niños y finalmente un módulo para gestionar actividades de tiempo libre. En un futuro está previsto añadir nuevos módulos: asociaciones deportivas, de padres de alumnos, religiosas, etc...
El módulo general es el estándar del programa, cuando un usuario desde Preferencias selecciona otros módulos se añaden diferentes menús que permiten realizar una gestión específica para el tipo de asociación. Por ejemplo; si se selecciona el módulo de ONG que apadrinan niños aparece un menú que posibilita entrar los datos de los niños apadrinados.
La mayor preocupación de las asociaciones es tener el control de
los socios de la entidad y del cobro de las cuotas. Socius crea una base
de datos con los datos de cada socio y también permite controlar
diferentes forma de pago y el tipo de pago: mensual, trimestral, semestral,
anual. El programa realiza los cobros de una manera manual o mediante soporte
magnético C-19. Socius elabora este fichero siguiendo las normas
del Cuaderno 19. Este Cuaderno ha sido desarrollado 
por las Entidades Financieras
Españolas a través de sus respectivas asociaciones, Asociación
Española de la Banca, Confederación Española de Cajas
de Ahorro y Unión Nacional de Cooperativas de Crédito.
El programa realiza búsquedas e imprime listados, el usuario puede
seleccionar múltiples opciones. También puede enviar cartas
personalizadas, correos electrónicos personalizados y crear etiquetas
para enviar la correspondencia, de esta manera la asociación gestiona
de una manera eficaz la comunicación con sus asociados.
Socius no lleva solamente el control de los socios de una entidad, también
dispone de diferentes apartados para gestionar los datos de los simpatizantes
de la asociación, de las relaciones institucionales, de los donativos
y herencias, y de los proyectos que realiza la asociación, teniendo
en este último apartado un control exhaustivo de los socios y simpatizantes
que participan
en cada proyecto.
Otro asunto que preocupa a las asociaciones pequeñas es llevar
la contabilidad de una manera sencilla. Como no tienen muchos ingresos
necesitan un apartado de contabilidad fácil. En Socius se ha buscado
una fórmula que posibilite llevar un control de los ingresos, gastos
y tesorería de una manera simple. También se ha dotado al
apartado de contabilidad de un editor de gráficos estadísticos
que ofrece al usuario una información visual rápida y eficaz
de como están las cuentas de la asociación.
El programa está localizado en varios idiomas: castellano, català, euskara, galego, português y asturianu. Al cambiar el idioma en Preferencias, automáticamente todos los menús y etiquetas de campo quedan traducidos.
Actualmente existen 800 asociaciones registradas que utilizan Socius y cada día este número va aumentando. Para mi crear este programa ha sido una gran satisfacción, no por el número de asociaciones que lo utilizan; fundamentalmente por los correos que recibo y las muestras de gratitud que expresan. Voy a terminar este artículo adjuntando algunas de las opiniones que recibo diariamente. Solamente es una pequeña muestra, pero es suficiente para que tengáis una idea de lo útil que es Socius.
Joan
Grabuleda
Banyoles
- Marzo 2005
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