Prometeo, semidiós de la mitología griega, es el nombre con el que se ha bautizado al sistema de gestión que Asemat ha desarrollado para la correduría de seguros GDS. El nombre proviene de su capacidad de auto regenerarse, adaptándose a las necesidades del cliente, igual que el hígado del Prometeo cautivo.
Su cualidad de adaptación flexible y fácil ha sido posible gracias a la tecnología de 4D que permitió al usuario crear procedimientos anexos, adecuándose así a las necesidades de su gestión, sin modificar el código fuente de la propia aplicación. Asemat ha hecho posible una herramienta que interactúa con el cliente.
Acerca de GDS
GDS es una importante correduría de seguros con sede en Barcelona. En el año 2001, vieron la necesidad de renovar su sistema de gestión que, aunque estaba funcionando más que adecuadamente, les impedía crecer en algunos aspectos del negocio.
Tradicionalmente, la aplicación de gestión utilizada había sido desarrollada de forma interna por personal de la empresa. Sin embargo, para el nuevo sistema se plantearon la necesidad de externalizar el servicio, para así poder liberar recursos internos para otras tareas.
La labor de Asemat
GDS eligió a Asemat por su larga experiencia que les ha llevado a trabajar con 4D durante más de quince años. El entendimiento entre las dos empresas, y el ánimo de realizar una tarea conjunta, promovieron la creación compartida de un sistema integrado de gestión.
Para ello, se establecieron distintos hitos intermedios con entregas parciales de verificación y seguimiento, con el objeto no sólo de que el cliente pudiera evaluar el progreso de los trabajos, sino también para que pudiera ir retocando aspectos funcionales del sistema ideado.
Finalmente, en Agosto de 2004, aprovechando el bajón de carga de este mes, se hizo el traspaso de datos final y se puso en marcha el nuevo sistema, al que se bautizó como Prometeo.
Acerca de Prometeo
Es un sistema de gestión diseñado exclusivamente para GDS que abarca desde la entrada de documentos en recepción con un sistema de digitalización y reparto interno que reduce el movimiento de papel, hasta el cálculo de propuestas de seguro para los clientes de la empresa, pasando por todo el sistema de gestión de cobro de recibos, y el de seguimiento de siniestros.
Prometeo es un ERP de gran alcance que integra un gran número de funciones relacionadas con todos los aspectos del negocio de la correduría. Sin embargo, no entraremos en detalles sobre las funciones que permite el sistema, sino que destacaremos las ventajas o las cualidades que lo distinguen de otros ERP.
Homogeneidad
La complejidad del negocio de la correduría de seguros y la variedad de empresas externas con las que opera requería una no menos compleja gestión empresarial a través de un sistema informático complicado. Prometeo ha conseguido facilitar la gestión mediante la homogeneización de la documentación, la estandarización del formato y la sistematización de los datos requeridos por el sistema informático.
Para ofrecer los productos de distintas compañías de seguros, los comerciales necesitan rellenar un formulario de solicitud distinto para cada aseguradora donde se piden prácticamente los mismos datos. El Metadato es un concepto único que propone Prometeo para aunar bajo una misma etiqueta un mismo tipo de dato recurrente. Una vez el usuario define estos Metadatos y crea su Almacén de Metadatos, Prometeo compone un formulario en el que pedirá al usuario que introduzca sólo una vez cada dato necesario.
Esta homogeneización también se hace presente en el módulo de documentación que, a través de un Modelo de Documentación, permite, no sólo generar cartas y recoger información, sino también determinar la documentación necesaria que deben aportar los clientes para la contratación de un seguro o la tramitación de un siniestro, facilitando la labor del gestor comercial. Para la generación de cartas se utiliza el plug-in 4D Write, con el que el usuario puede crear plantillas de documentos y utilizarlas como base para mailings o cartas personalizadas.
Gran parte de la información que maneja Prometeo es suministrada por las compañías aseguradoras a través de ficheros de texto. La variedad de formatos es tanta como las variaciones que pueden sufrir a lo largo del tiempo. Para evitar tener que cambiar la aplicación cada vez que hay un cambio en un formato de exportación o importación, se creó un formato propio de la aplicación, el Formato Prometeo, que es el único con el que trabaja el programa y al que se traduce en primer lugar cada fichero a incorporar al mismo.
Business Intelligence
Prometeo no sólo permite agilizar el sistema, sino que, teniendo en cuenta su gran complejidad, Prometeo vigila los posibles desvíos que se puedan producir en la gestión y actúa en caso necesario generando alarmas para su detección.
La gestión de recibos es el módulo más complejo de todo el sistema. La gestión de cobro de un recibo puede ser realizada por la propia aseguradora, o bien por la correduría que intermedia con el cliente final. En ambos casos, Prometeo controla esa función y determina las acciones a llevar a cabo según el estado en el que se encuentra el recibo (pendiente de cobro, devuelto, cobrado, anulado, etc.). Para ello, alerta mediante las notificaciones necesarias tanto al propio cliente, como a su banco y a la compañía aseguradora.
Más interesante aún es la capacidad de Prometeo de generar automáticamente las remesas de recibos y compararlos uno a uno con los que emiten las compañías aseguradoras para detectar incoherencias (importes incorrectos, recibos que faltan o sobran).
Este módulo alimenta a un programa de contabilidad especializado y totalmente independiente de Prometeo.
En el módulo de documentación, esta aplicación también permite asociar una fecha esperada para cada documento de un modelo determinado (Modelos de Documentación). Basándose en esta fecha es capaz de generar alarmas que recuerden al responsable comercial del cliente que debe reclamar dicho documento.
En la gestión de las pólizas, hay que tener en cuenta que la renovación de cartera (de pólizas que vencen) debe realizarse con cuidado para evitar perder clientes. Para ello, es posible dar unas pautas de actualización de precios diferentes para cada Producto a Prometeo, de forma que salte una alarma si el precio de renovación impuesto por la compañía aseguradora supera el valor esperado en un determinado porcentaje.
Además de permitir la creación de anotaciones personales creadas por el usuario, la agenda también está dotada de un sistema inteligente que genera anotaciones automáticamente como respuesta a algún proceso que ha fallado, o como recordatorio de algún suceso o tarea a realizar.
Definitivamente, Prometeo innova en la combinación de la programación a medida y la generación libre por parte del cliente de aquellos sistemas que necesita, y que éste no le ofrece por sí mismo. Es una ventaja que pocos entornos de programación permiten, pero que, bien planteada, proporciona una flexibilidad increíble.
Para poder dar respuesta a la complejidad de calcular el precio de varios seguros, se diseñó un sistema abierto con el que el usuario ha sido capaz de crear sus propios sistemas de cálculo en hojas Excel, haciendo que mediante DDE obtengan de forma automática de Prometeo todos los datos necesarios para evaluar un proyecto de seguro, y alimenten, también por DDE, el resultado del cálculo en la base de datos de Prometeo. Esto le permite actualizar y añadir nuevos modelos de cálculo, sin necesidad de tocar el código fuente.
Con el objeto de dar mayor flexibilidad a la aplicación, y teniendo en cuenta que GDS cuenta con personal experto en programación, se ha incluido la posibilidad de editar y ejecutar código interpretado. Esto se hace mediante un componente de código abierto denominado ExecuteIt, disponible a través de Internet.
Sin necesidad de compilar e instalar de nuevo la aplicación, el usuario puede crear programas en lenguaje 4D y ejecutarlos normalmente. Si se trata de procesos ocasionales, no pasarán de ahí. Pero en más de una ocasión el usuario ha creado procesos complejos que luego han pasado a formar parte de la propia aplicación, integrándose en el código fuente de la misma.
Proyección futura
Esta solución empresarial, gracias a su alta capacidad de almacenamiento de datos, se proyecta hacia el data mining. Prometeo permite así atesorar un historial de feedback de los clientes de primera calidad que puede ser de gran ayuda en la planificación de un negocio.
El resultado exitoso de esta aplicación y la experiencia compartida ha estrechado los lazos entre estas dos empresas, convirtiéndolas en usuarios entusiastas de una herramienta tan polifacética como 4D. Este producto, como el fuego en el mito de Prometeo, ha iluminado el camino hacia una solución de éxito.
