La Asociación Panameña de Ejecutivos de Empresa lleva ya seis años trabajando con 4D, empezando con la versión 6.5, pasándose recientemente a la última versión 4D 2004.
Se ha establecido un vínculo de colaboración entre las dos partes muy interesante, pues es una satisfacción que nuestro entorno de programación vertebre la gestión interna de la mayor asociación empresarial de Panamá, una institución que vela por el desarrollo del país a todos los niveles, fortaleciendo a la empresa nacional.
¿Qué es APEDE ?
Apede es una organización panameña sin fines de lucro integrada por hombres de negocios, ejecutivos y profesionales a nivel nacional, encaminada a potenciar el sector empresarial.
Desde su fundación, el 17 de marzo de 1958, APEDE ha procurado contribuir al desarrollo y progreso de la nación panameña siendo reconocida y aceptada en todos los círculos de nuestro país, gozando de un alto prestigio tanto en el sector empresarial como no empresarial.
APEDE ha cubierto indudablemente una seria necesidad en el contexto nacional, satisfaciendo la ineludible responsabilidad de fortalecer la Libre Empresa en Panamá como elemento fundamental de una sociedad libre, donde pueda prosperar un Gobierno Democrático de equidad y justicia. Destaca por su implicación y dinamismo en asuntos políticos, sociales y económicos de índole nacional.
Encuentro con 4D
En el año 1999 la Asociación decide cambiar el software que utilizaba (bastante limitado) para llevar sus registros de contabilidad y control de la membresía. Examinando varias alternativas de bases de datos, conocimos por primera vez 4D.
Pudimos revisar aplicaciones ya desarrolladas con 4D en una industria, y quedamos impresionados. Tras hacer las investigaciones sobre la procedencia de la base de datos 4D, decidimos comprar la Versión 6.5 en el año 2000 e iniciamos su implementación.
Sistema de administración de socios y contabilidad
El principal reto fue crear una aplicación que nos permitiera manejar la Administración de Socios, considerada la principal actividad de la Asociación. Tenemos alrededor de 450, a los cuales se les factura una cuota fija de $50 mensuales además de otros cargos misceláneos.
Los socios que pertenecen a APEDE se benefician de la posibilidad de desarrollar encuentros o reuniones de comisiones en las instalaciones, de hecho, diariamente se celebran eventos de este tipo en los salones que ponemos a disposición.
Este hecho merecía considerarse para la aplicación, la cual debía permitir un control de la asistencia, poder hacer la convocatoria y generar una estadística de participación. Además, todo esto debía poder vincularse a los módulos de cuentas por cobrar y de contabilidad.
Con este planteamiento, convenimos en que 4D debía permitir desarrollar una aplicación con las siguientes características:
El software de nuestra empresa ha demostrado no sólo cumplir con nuestras necesidades, sino ser muy fiable a lo largo de estos años, donde no hemos tenido la necesidad de tener un profesional encargado de la supervisión y el mantenimiento.
También es verdad que se ha mostrado en todo momento como un lenguaje muy flexible, que ha permitido a nuestra desarrolladora i creadora del software, Marta Rodríguez, ir modificando y ampliando funciones sobre la marcha.
Módulos contables
En el módulo de cuentas por cobrar se incluyeron los módulos de facturación, registro de pagos y las notas de crédito, incluyendo una actualización de los saldos de las cuentas de socios, siendo los análisis de antigüedad y estados de cuenta los reportes. Todas las facturas, recibos y notas de crédito generan un registro contable que va al módulo de contabilidad.
El módulo de cuentas por pagar nos permite llevar un registro de las obligaciones de la Asociación con sus proveedores. Incluye el registro de facturas de proveedores y notas de débito por devoluciones. En los reportes, también tiene un análisis por vencimiento de facturas.
El módulo de contabilidad recoge todas las transacciones de cuentas por cobrar y pagar. En este módulo hay una chequera que permite crear los cheques de pagos a proveedores y demás compromisos de la Asociación.
Retos del nuevo software
Con 4D habíamos podido satisfacer cada una de las necesidades marcadas, y ciertamente se estaba consolidando como la solución a medida para nuestra empresa, capaz de abarcar con éxito y flexibilidad todo aquello requerido y aquello con lo que nos encontrabamos.
Sin embargo, no por ello teníamos que dejar de pensar en mejoras y nuevos retos para el software. Poder ahorrar más tiempo y facilitar la labor de la administración siempre ha estado en nuestro punto de mira. Con el proyecto de renovación, actualmente en proceso, queremos ampliar el servicio de nuestra base de datos y cubrir aspectos como los siguientes:
Dentro de la Asociación funcionan catorce centros de contabilidad, para los cuales se manejan números distintos, por lo que de entre los proyectos vigentes todavía está el de consolidar estos centros para un control financiero unificado de la Asociación, ya que actualmente se hace manualmente.
Asímismo, tenemos la intención de implementar un módulo para controlar las entradas y salidas de útiles de oficina y otro para el manejo de la “caja chica” o gastos menores. Respecto a las cuentas por cobrar, deseamos que los estados de cuenta de socios se puedan imprimir digitalmente y enviarse por correo electrónico a la membresía. También entra dentro de nuestros planes el que el socio pueda ver su cuenta a través de nuestra página web.
Mensajería
Sin duda, la
mensajería es una de nuestras principales actividades, en el ámbito de la gestión (enviamos mucha correspondencia). Con 4D podemos controlar todo lo que entra y sale de la Asociación, generando simultáneamente una estadística de sobres salientes. Este control también es útil para gestionar datos de los sobres entregados (nombre, fecha y hora de entrega).
Actualmente, se envía a la membresía un boletín semanal por fax, y por e-mail a través de la compañía que se encarga del mantenimiento de nuestra página web. Para nosotros es necesario utilizar alguna herramienta de 4D para ello, tanto para el email como para el fax.
También convocamos a la gente a través del correo electrónico con Microsoft Outlook, un programa que hasta hace poco no conseguíamos sincronizar con nuestra base de datos 4D…
Actualización a 2004
Con la adquisición del nuevo servidor, y una versión más actualizada de la base de datos 4D sobre la que se está trabajando, esperamos mejorar las opciones y pantallas del programa y hacerlo más vistoso y amigable para el personal administrativo. Aprovechando el proyecto de reforma, y con la nueva versión recién contratada, aspiramos a una nueva capacidad y lógica de interfaz para las pantallas de los socios con el objetivo de obtener más datos de ellos y sus empresas.
Con respecto a Outlook, ya es posible una fácil conectividad con las bases de 4D, con lo cual ya no va a ser necesario actualizar los datos en cada cambio.
