Acerca de Tecnotramit
En Tecnotramit confiamos en 4D desde hace cerca de 10 años, con resultados siempre satisfactorios. En 1995 desarrollamos una primera versión de un aplicativo de gestión de los procesos relacionados con la tramitación de documentos públicos, nuestra actividad principal, aplicativo que, incorporaba, además, módulos específicos para los procesos contables y de facturación.
La evolución de nuestra oferta comercial y el incremento constante del volumen de actividad llevó a plantearnos en el año 2002 un objetivo mucho más ambicioso: desarrollar un verdadero ERP de nueva creación que pudiera gestionar íntegramente toda la actividad de la empresa, y que pudiera incorporar además nuevas funcionalidades clave como la implantación de un archivo digital de documentos, la prestación de servicios web a nuestros clientes y el diseño de un proceso avanzado en los aspectos logísticos de nuestra actividad mediante la implantación de etiquetas con códigos de barras y el establecimiento de interfaces táctiles para el rápido proceso de la información.
No hubo dudas a la hora de decidir la herramienta: nuestra experiencia con 4D había resultado muy positiva hasta la fecha, y la progresiva incorporación de nuevas prestaciones a lo largo de las diferentes versiones, así como la aparición y consolidación de algunos plug-ins necesarios para el proyecto, nos llevaron a considerar que continuar con 4D era la opción más adecuada y fiable para nosotros.
Este nuevo proyecto, que hemos denominado GlobalGest, fue implantado parcialmente a mediados del año 2003, y fue incorporando paulatinamente todas las funcionalidades requeridas durante los 12 meses siguientes, siendo totalmente completado en el mes de octubre de 2004.
Archivo digital de documentos
Una de nuestras mayores áreas de negocio es la gestión de documentos públicos para entidades financieras y otros operadores inmobiliarios, documentos que es necesario procesar lógica y físicamente de diferentes formas durante nuestra actividad para ser remitidos al cliente una vez completados los trámites necesarios.
Uno de los desafíos que nos planteamos en su momento fue la digitalización integral de todos los documentos, lo que habría de permitir eliminar o reducir muy significativamente el archivo físico. Esta digitalización integral, por otra parte, había de ser gobernada íntegramente desde nuestro ERP, puesto que los archivos digitales tenían que estar disponibles tanto para su visualización directa desde la aplicación como para su consulta y descarga desde el exterior.
Para ello, incorporamos en GlobalGest un módulo completo de digitalización utilizando escáneres documentales duplex de alta velocidad gobernados directamente desde 4D utilizando qPIX, el plug-in de tratamiento de imágenes desarrollado por Escape. En este proceso, las imágenes son digitalizadas en formato TIFF multipágina, asociadas a los registros internos del aplicativo y enviadas a nuestro servidor ftp, desde donde se recuperan posteriormente cuando son necesarias.
La digitalización de los documentos se realiza desde estaciones logísticas dotadas de escáneres duplex de alta velocidad, así como desde estaciones genéricas habilitadas al efecto para cada grupo de usuarios, aprovechando las capacidades de digitalización de las copiadoras de nueva generación.
En el momento actual, se han digitalizado unos 35.000 documentos, la mitad de los cuales, aproximadamente, son TIFF multipágina de 40 o más hojas (muy frecuentemente, 70 páginas !!!), que ocupan 20 GB en disco.
La previsión de digitalización anual cuando implantemos el archivo digital para todos los clientes es de unas 150.000 digitaliaciones/año.
La frecuencia de digitalización es diaria; de hecho, la digitalizació n forma parte de uno de los procesos de logística: al recibirse el documento original, se informa al sistema de su recepción, se confirman algunos datos de la pre-alta realizada y se procede a realizar el scan desde una de las estaciones específicas (pantalla táctil)
Prestación de servicios web
Algunos de nuestros clientes solicitaron en su día el acceso on-line a los documentos que estábamos gestionando para ellos, pudiendo obtener información respecto del estado de tramitación de cada uno de ellos y teniendo acceso a su contenido.
Para ello, desarrollamos y pusimos en marcha un completo módulo de servicios via internet, en el que un cliente de 4D actúa como servidor web, posibilitando que los clientes, además de obtener la información antes indicada, pudieran realizar encargos de nuevos trabajos a realizar y obtener, además, presupuestos en tiempo real de los costes notariales, fiscales y registrales de los documentos a tramitar, de forma totalmente mecanizada.
El resultado ha sido impresionante: este módulo ha soportado durante los últimos seis meses una media superior a las cien conexiones diarias, de forma totalmente estable y sin problema alguno de funcionamiento, y su contrastada fiabilidad ha permitido a nuestra empresa incrementar muy significativamente el volumen de actividad con algunos clientes, que han considerado que la solución propuesta representaba una mejora significativa sobre los circuitos tradicionales de comunicación antes existentes.
Procesos logísticos avanzados
Los aspectos funcionales de nuestra actividad fueron objeto de una importante redefinición conceptual, en la medida que advertimos claramente la necesidad de reenfocar algunos aspectos del proceso de entrada de datos. En este sentido, decidimos implantar un completo módulo de logística, basado en el uso extensivo de etiquetas con códigos de barra para identificar los documentos, y en la implantación de interfaces de pantalla táctil para facilitar la rápida introducción de la información relativa a las tareas realizadas.
Para ello, se configuraron determinadas estaciones logísticas de forma muy concreta: ordenadores potentes, dotados de pantallas táctiles e impresoras específicas de códigos de barras, conectados además a un scanner duplex con interface SCSI. En estas estaciones se realizan, esencialmente, la recepción y etiquetaje inicial de los documentos, sus movimientos posteriores de entrada-salida (mediante lectores de códigos de barras), la digitalización de contenidos y la formación de lotes de envío agrupados por destinatarios a la terminación de los procesos.
Proyección de futuro
En el momento presente, se encuentra ya muy avanzada una nueva versión de GlobalGest, que incorporará nuevos módulos funcionales concernientes a otras áreas de negocio de la empresa, y contribuirá a racionalizar los flujos procedimentales internos.
Uno de los aspectos que serán objeto de un tratamiento especial en esta nueva versión será la mecanización de los servicios de mail y fax de usuario, que serán enviados y recibidos directamente desde 4D para poder ser asociados a los correspondientes expedientes de gestión, y resulten así accesibles no sólo a sus emisores o destinatarios formales, sino a todos los usuarios de la aplicación.
Al mismo tiempo, estamos trabajando en la preparación de un aplicativo independiente – desarrollado igualmente en 4D - que permita el acceso a los datos de la aplicación a través de SOAP. Este aplicativo, hoy en diseño, habría de permitir a nuestros clientes el acceso a la información relevante de nuestra base de datos sin necesidad de utilizar un navegador, ofreciendo un nivel prestacional muy superior al actual tanto en servicios disponibles como en velocidad y estabilidad de la conexión.
Raimon Fernández - Barcelona - Septiembre 2005
