SchoolTrack es un sistema avanzado que permite la gestión propia de los colegios de manera simple. No sólo permite manipular las áreas académicas de un colegio sino también la gestión de las finanzas, admisiones, biblioteca, enfermerías, etc. Además, permite a padres y alumnos el acceso a la información a través de Internet de manera segura.
Una de las principales ventajas de SchoolTrack es su flexibilidad, lo que lo convierte en un sistema único en el mercado, configurable casi al 100%. Esta ventaja nos permite atender a colegios completamente diferentes. Por otro lado, Colegium no vende el software sino que lo entrega mediante un sistema de suscripción que incluye formación a usuarios, soporte y actualizaciones.
SchoolTrack nace en el año 1990 como desarrollo a medida para uno de los principales colegios de Chile.
Alberto Bachler, creador de SchoolTrack y uno de los principales desarrolladores 4D en Latinoamérica, mantuvo el sistema durante 10 años de manera independiente, desarrollándolo ininterrumpidamente, y extendiendo la cada vez más potente solución a lo largo de varios de los principales colegios de Chile. Además de Alberto Bachler, dentro de la empresa cabe hablar del ingeniero Jaime Herreros, quien con más de 10 años de trabajo con 4D, ha alcanzado un nivel de producción más que destacable.
En el año 2000 se crea Colegium.com. Con su nacimiento pasamos al sistema de suscripción. Este importante cambio se impulsó por la baja autosuficiencia de los colegios a la hora de poner en marcha el sistema, necesitando de un soporte y formación permanentes. Con este nuevo proceder en el pago, los colegios se despreocupan totalmente de la gestión del sistema.
En Chile el 60% de los principales centros educativos ya usan nuestros sistemas. Tenemos clientes como el Colegio The Grange School, cuyas acciones cotizan en la bolsa de Santiago.
Hasta hace poco, SchoolTrack solamente se vendía en Chile. Pero ahora apunta a los principales colegios de cada país, contando ya con distribuidores en Argentina, Colombia y Perú, con varios colegios por país.
Para nosotros la separación del equipo técnico y comercial es clave, ya que de esa forma no distraemos al técnico de su labor. Incluso acentuamos esta posición ubicando las áreas en diferentes oficinas.
El hecho de salir a buscar clientes ha sido también un factor determinante en la cosecha de buenos resultados. No se puede esperar que lleguen únicamente por la Web o por referencias. De esta forma llegan, pero con demasiada lentitud, ¡no es rentable! También hemos comprobado la importancia de un seguimiento sistemático del cliente potencial.
Un tema complejo es el de las traducciones o adaptaciones lingüísticas e idiomáticas, en este caso, las variantes del habla hispana. Dado que nuestro mercado se extiende por varios paises de Latinoamérica, nos encontramos con términos descritos de forma distinta. Por ejemplo, mientras los padres de familia de unos países son apoderados, en otros son acudientes, y en otros tutores. Dada esta situación, pueden surgir dificultades a la hora de encontrar la tabla para un informe simple que usa los apellidos de los padres, por ejemplo.
Para resolver esta cuestión hemos contemplado diversas alternativas aunque estamos optando por las estructuras virtuales por idioma. Las diseñamos a base de listas de recursos, lo cual aminora un poco los tiempos de producción. Sin duda emplearemos la misma lógica cuando se presente la necesidad de adaptar Schooltrack a otros idiomas, en el cuadro de nuestra expansión futura.
Colegium & 4D
Alberto Bachler creció profesionalmente con 4D, trabajando en París durante varios años. En ese tiempo hizo varios desarrollos en Francia, y cuando llegó a Chile no dudó sobre qué herramienta utilizar para el entonces nuevo proyecto SchoolTrack, el cual ha sido desarrollado con las distintas versiones de la herramienta.
Hemos analizado varias veces la posibilidad de cambiar a bases más conocidas en América Latina para poder obtener personal idóneo más rápidamente, sin embargo la facilidad de manejo para el usuario final hace que para nuestros clientes 4D sea una de las mejores opciones.
Nuestros clientes no son expertos de software ni tienen intención alguna de serlo. Simplemente quieren enseñar, para ellos los sistemas de gestión son un dolor de cabeza. Si además lo complicamos con bases de datos que requieren un administrador experto por colegio la situación se vuelve caótica. ¡Así no es posible crecer como empresa!
4D es muy simple de instalar en los equipos de nuestros clientes y el mantenimiento por parte de ellos es casi nulo. En cuanto a las actualizaciones, no representan ningún problema. Actualizar la versión es muy simple, incluso para el usuario final.
Desde el punto de vista de nuestros desarrolladores, la introducción de nuevas funciones es muy ágil. Muchas veces los clientes tienen emergencias que con otras bases de datos serían muy difíciles de solucionar.
Con 4D podemos llegar simultáneamente a clientes que usan Windows y Macintosh, su entorno es óptimo para manejar las bases de datos con el tamaño de nuestros clientes.
Sin embargo, el principal escollo que tenemos con la herramienta es la dificultad para encontrar desarrolladores disponibles de nivel avanzado. En general hay muy buenos desarrolladores 4D, pero todos están trabajando. Por nuestra parte hemos tenido que formar nuestros propios desarrolladores, siendo este un proceso lento.
